行政助理

行政助理（Admin Assistant），为公司各项业务职能提供全面的行政及营运支持，包括销售、采购及日常行政工作，以确保公司业务运作顺畅、高效。

工作职责
1. 销售支持（Sales Support）
• 协助处理销售订单、报价单及发票。
• 维护及更新客户资料，确保所有信息准确及保持最新。
• 协助销售团队跟进订单进度，并处理及解决客户的问题或询问。
• 协助准备报价单、销售资料、商业提案（Proposal）、公司简介(Company Profile）及促销活动相关资料。
• 更新产品目录（Product Catalogue）。
• 作为客户的主要联络人，负责处理客户询问、协调会议，并确保客户获得良好的服务体验。
• 协助电子商务（E-commerce）相关管理工作。

2. 采购支持（Purchasing Support）
• 协助采购工作，包括管理供应商关系、寻找产品供应来源、价格谈判、下单及跟进交货进度。
• 准备并确保采购订单（Purchase Order）、发票及收据等文件完整、准确及妥善记录。
• 监控库存水平，并协助进行库存管理，以避免缺货或库存过剩。
• 根据公司的需求进行产品市场调查及采购，确保产品质量及成本效益。

3. 行政支持（Administrative Support）
• 处理日常行政工作，包括安排会议、管理日程及接听电话。
• 准备及维护销售、库存及采购相关报告。
• 协助准备及整理会议及演示所需的文件和资料。
• 根据公司需要提供一般行政支持，以确保公司日常运作高效顺畅。
• 协助执行董事处理各项营运工作及项目。
• 以专业及及时的方式处理公司内部及外部的往来信函及沟通事项。

4. 其他工作
• 完成上司所指派的其他工作及任务。
任职资格及技能要求
• 最低学历要求为 SPM。
• 拥有 1–2年行政工作经验；如有家具行业的销售行政及客户服务相关经验者优先考虑。
• 具备采购、销售及电子商务（E-commerce）相关运作知识。
• 具备良好的沟通及人际交往能力，能够有效地与客户及同事进行沟通和协调。
• 具备良好的组织能力及注重细节，能够同时处理多项工作，并有效安排工作优先顺序。
• 熟悉 Microsoft Office；具备 AI 工具使用经验者优先。
• 工作积极主动、具备解决问题的能力，并以客户需求为导向。
• 具备良好的团队合作精神，态度积极，并愿意学习及不断提升自己。
• 愿意在 Meru, Klang工作。
• 能够使用 中文、马来文及英文 进行沟通。