Setiausaha (Pengarah Institut)

Tanggungjawab Utama

Urusan Pentadbiran dan Kesetiausahaan

Mengurus, menyusun dan menyelenggara fail, dokumen rasmi serta rekod sulit yang berkaitan dengan urusan Pejabat Pengarah;

Menyediakan, menyemak dan memproses surat-menyurat, memo, laporan, minit mesyuarat dan dokumen lain untuk pengesahan/kelulusan pihak Pengarah; dan

Menyediakan draf surat rasmi dan komunikasi dalaman atas arahan Pengarah.

Pengurusan Jadual dan Mesyuarat

Menyusun jadual harian, janji temu, mesyuarat, lawatan rasmi dan urusan perjalanan Pengarah;

Menyediakan agenda, kertas mesyuarat yang berkaitan; dan

Memastikan penyelarasan logistik mesyuarat dan program rasmi berjalan lancar.

Perhubungan dan Komunikasi

Peranan sebagai pegawai penghubung antara Pengarah dengan pegawai dalaman, jabatan luar, kementerian dan pihak berkepentingan lain;

Mengendalikan panggilan telefon, surat elektronik dan pertanyaan rasmi dengan penuh berhemah serta kerahsiaan; dan

Menyampaikan pesanan, arahan dan maklumat daripada Pengarah kepada pegawai serta pihak yang berkaitan dengan tepat dan segera.

Urusan Protokol dan Rahsia Rasmi

Menyelaras hal-hal berkaitan tatacara protokol, penyediaan dokumen rasmi dan penyampaian maklumat sensitif mengikut tahap keselamatan; dan

Memastikan segala maklumat dan dokumen yang diterima atau dihantar dikendalikan mengikut peraturan keselamatan kerajaan (RAHSIA/SULIT).

Pengurusan Logistik dan Sokongan Operasi

Menyelaras perjalanan rasmi, tempahan penginapan, pengangkutan dan tuntutan perjalanan Pengarah; dan

Menyediakan keperluan mesyuarat dan majlis rasmi seperti penyediaan bilik, bahan taklimat dan aturcara.

Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.



Kelayakan dan Pengalaman

Warganegara Malaysia.

Mempunyai Diploma dalam bidang Kesetiausahaan/Pentadbiran Pejabat atau yang berkaitan dan diiktiraf oleh kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau luar negara atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

Sekurang-kurangnya mempunyai tiga (3) tahun pengalaman dalam kesetiausahaan atau pentadbiran di peringkat Pengurusan Tertinggi adalah satu kelebihan;

Mahir dalam penyediaan surat rasmi dan urusan protokol;

Calon yang berpengalaman bekerja dengan pegawai kanan/pengurusan tertinggi diberi keutamaan; dan

Fasih bertutur dan menulis dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris.